Si vous êtes comme la plupart des hôtes, vous passez peut-être trop de temps sur votre téléphone à répondre aux mêmes questions : “Quel est le code de la porte ?”, “Où sont les serviettes ?”, “Avez-vous un parking ?”.

Cette répétition est l’ennemi n°1 de la motivation à long terme. Heureusement, il existe une solution simple : l’automatisation des messages.

Dans cet article, nous allons voir comment configurer des réponses automatiques efficaces pour gagner du temps tout en gardant un contact humain et chaleureux avec vos voyageurs.

Pourquoi automatiser vos messages ?

L’automatisation ne sert pas à devenir un robot, mais à libérer du temps pour ce qui compte vraiment : l’accueil physique, l’entretien du logement et… vos vacances !

Les avantages sont clairs :

• Réponse instantanée : Les voyageurs adorent avoir une réponse rapide.
• Consistance : Vous n’oubliez jamais de donner une info importante (comme le Wi-Fi).
• Note Superhôte : Le taux de réponse est un critère clé pour obtenir et garder votre badge. Si votre objectif est de devenir un [Superhôte], l’automatisation est indispensable pour ne jamais rater une notification.

1. Utilisez les “Modèles de messages” d’Airbnb (C’est gratuit !)

Vous n’avez pas besoin d’acheter des logiciels coûteux pour commencer. Airbnb dispose d’une fonctionnalité native souvent ignorée : les Modèles enregistrés.

Où les trouver ? Allez dans votre boîte de réception Airbnb, cliquez sur les trois petits points (…) dans la zone de rédaction d’un message et choisissez “Modèles enregistrés”.

Quels modèles créer ?

Voici 3 messages indispensables à préparer dès aujourd’hui :

A. Le Message de Réservation Immédiate C’est le tout premier contact. Bien le rédiger est la base d’une [expérience voyageur 5 étoiles] réussie. Un message clair et chaleureux met immédiatement le client en confiance.

“Bonjour [Prénom] ! Merci infiniment d’avoir réservé mon logement. Je suis ravi de vous accueillir. Pour préparer votre séjour, pourriez-vous me confirmer votre heure d’arrivée prévue ? À très vite ! [Votre Nom]”

B. Les Instructions d’arrivée (à envoyer 24h avant)

“Bonjour [Prénom], demain c’est le grand jour ! Voici comment accéder au logement : [Insérer le code et l’adresse]. Le Wifi est : [Mot de passe]. J’ai laissé les clés sur… [Détails]. Si vous avez le moindre souci, je suis joignable au [Numéro].”

C. Le Message de départ

“Bonjour [Prénom], j’espère que vous avez passé un excellent séjour. Pensez à mettre les serviettes dans la salle de bain et à fermer les fenêtres. Le check-out se fait à 11h. Merci encore pour votre confiance ! N’oubliez pas de laisser un avis si vous avez aimé l’expérience.”

2. Les outils d’automatisation externes (Pour aller plus loin)

Si vous gérez plusieurs logements ou si vous voulez être vraiment “mains libres”, il existe des outils qui se connectent à votre calendrier.

Vous retrouverez ma sélection détaillée d’outils dans la catégorie [Outils & Automatisation] de ce site.

• iGMS (version gratuite limitée) : Permet de programmer des messages automatiques basés sur des déclencheurs (ex: 3 jours avant l’arrivée).
• Guesty (version gratuite “Lite”) : Excellent pour centraliser les messages de plusieurs plateformes (Airbnb, Booking) dans une seule boîte mail.

3. La règle d’or : Rester humain

Attention, l’automatisation ne doit pas tuer la relation. Si un client pose une question spécifique ou personnelle, ne répondez pas avec un robot ! C’est souvent l’une des [erreurs qui font fuir les voyageurs] que j’ai identifiées dans ma formation sur l’optimisation.

Astuce pro : Personnalisez toujours votre accueil en utilisant le prénom du voyageur et, si vous le pouvez, faites une petite référence à sa visite (ex: “J’espère que votre voyage de Lyon s’est bien passé” si vous savez qu’il vient de là).

Conclusion

Automatiser vos messages, c’est redevenir maître de votre temps. Commencez dès aujourd’hui par écrire vos 3 modèles de base. Vous verrez, votre boîte de réception sera beaucoup moins stressante.